Bäckerei digital neu aufgestellt

Unzufriedenheit mit Support- und Schnittstellenkompetenz des früheren Anbieters bewogen Dirk Fischer dazu, eine Bäckereisoftware zu finden, „die uns bei der täglichen Arbeit unterstützt.“ Schnell war klar, dass es nicht nur eine neue Warenwirtschaft, sondern auch ein neues Kassensystem sein soll, um einen bestmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen. „Wir haben uns erst alles aus einer Hand angeschaut. Aus der Erfahrung heraus haben wir uns für eine bewusste Trennung der Lösungsanbieter entschieden. Überzeugt hat uns schließlich die Spezialisierung von OptimoBercher und den Partnern für Kassen- und IT-Lösungen, denn das Know-how war deutlich fortschrittlicher“, erklärt Dirk Fischer. Nachdem die Entscheidung für OPTIback2 gefallen war, prüfte das Projektteam vor Ort, wie die Bäckerei arbeitet und was im Detail benötigt wird. Projektplan und Ablauf sowie Schulungstermine wurden vorbereitet.

Integrationskompetenz

Für die Umsetzung des umfangreichen digitalen Projekts arbeitete die Bäckerei Fischer über OptimoBercher auch mit dessen Partnern CompData und KMZ, die gemeinsam das Kompetenz-Forum für Bäckereien bilden. Innerhalb von sechs Wochen, von der südback bis Neujahr, wurde die Bäckereisoftware OPTIback2 implementiert und die komplette Netzwerkinfrastruktur neu aufgebaut. Parallel wurde das neue Kassensystem copago in allen elf Filialen installiert und direkt in Betrieb genommen. Das Projektteam bestand dabei lediglich aus drei Personen inklusive Dirk Fischer. Er beschreibt: „OptimoBercher hat uns bei der Einweisung mit zwei Mitarbeitern unterstützt. Die Umstellung hat absolut reibungslos funktioniert, auch dank der sehr kompetenten Hotline und den festen Ansprechpartnern.“ Mit OPTIback2 und dem neuen Kassensystem konnten zahlreiche Routineaufgaben sehr schnell automatisiert oder rationalisiert werden.

Erweiterung in Arbeit

„Wir haben noch längst nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, die OPTIback2 uns bietet. Die eingesparte Arbeitszeit in der Verwaltung nutzen wir derzeit, um weitere Prozesse zu digitalisieren. Mit der verbesserten Prozessqualität in der Verwaltung und der schnelleren Verarbeitung sowie Bereitstellung von Daten erwarten wir deutliche Kostenvorteile im Bereich der Verwaltung“, blickt Dirk Fischer in die Zukunft.

20 Stunden / Woche

„Durch die Automatisierung unserer Prozesse sind Excel-Listen und Individuallösungen überflüssig geworden und die Arbeit für die Mitarbeiter in der Verwaltung wurde einfacher“, resümiert Dirk Fischer. Dazu zählen unter anderem Rohstoffbestellungen, Bestellvorschläge, Retoureneingabe und das Filial- kassenbuch. Heute spart die Bäckerei laut Hochrechnung von Herrn Fischer durch die Umstellung 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche ein. Die funktionellen Schnittstellen erleichtern den Arbeitsalltag. Und es entfallen zeitraubende und fehleranfällige Doppeleingaben. Bei der Installation entschied sich die Bäckerei für eine Stammdatenneuanlage. Die Nummernkreisbeispiele von OPTIback2, die sich für die Artikelstruktur bewährt haben, „waren eine gute Unterstützung“.

Kundenfreundlich

Heute werden die Rezepte nicht nur für die Backstube direkt über OPTIback2 genutzt, sondern auch für die automatisierte Erstellung der Allergen- und Nährwertkennzeichnung in OPTIpin. Die Bäckerei betreibt saisonabhängige Filialen, deren Kundenstruktur einen hohen touristischen Anteil aufweist, die mit besonderen Ernährungsbedürfnissen einhergeht. „In diesen Filialen ist geplant, dass wir unsere Kunden mit OPTItouch über Nährwerte, Allergene und Deklarationen unserer Produkte per Tablet informieren, auch in englischer Sprache. Zudem ist eine Filterung, beispielsweise nach koscheren Produkten, einfach durch den Kunden möglich“, beschreibt Dirk Fischer. Ergänzt wurde das kundenfreundliche Angebot außerdem um die Ausstattung der Kassenplätze mit bargeldlosen Zahlungsmöglichkeiten.