Bäckerei Güttge – Wir haben endlich Übersicht

„Wir sind von TURBOback NEXT begeistert. Durch die Auftragserfassung mit verknüpften Produktionslisten geht die Planung viel schneller; ich verbringe weniger Zeit im Büro. Auch die Buchhaltung kann durch die Kassenanbindung zeitsparend und absolut übersichtlich erledigt werden.“

Oliver Güttge,
Inhaber Bäckerei Güttge

Die Entscheidung für TURBOback NEXT von OptimoBercher fiel aus mehreren Gründen. Die Software sollte zum Betrieb passen, alle wichtigen Funktionen mitbringen und gleichzeitig nicht überdimensioniert sein oder eine große Investition nach sich ziehen. „Ziel war es, eine bessere Struktur in der Produktion zu bekommen. Zudem wünschten wir uns eine einfache Erfassung von Aufträgen mit automatisierter Weiterverarbeitung“, sagt Oliver Güttge. „Bis zu dem Zeitpunkt hatten wir nur Lexware als Software für die Verwaltung und Buchhaltung im Einsatz.“ Das Programm Lexware sei an seine Grenzen gekommen; auch ist es keine bäckereispezifische Warenwirtschaftslösung. Die Abbildung der Warenprozesse in Bäckereien von Auftragserfassung über Rezepturen zu Backzettel, Lieferschein und Rechnung konnte es nicht leisten. „Die Funktionen von TURBOback NEXT haben uns seit dem ersten Gespräch mit OptimoBercher überzeugt.“ Es bietet als Cloud-Lösung zudem den Vorteil, dass die Software nicht auf einem Endgerät installiert werden muss. Egal welches Betriebssystem aktuell verwendet wird, der Zugriff erfolgt über einen Browser mit benutzerbezogenen Zugangsdaten: www.turboback.de.

„Der Start mit TURBOback NEXT war ganz leicht. Wenn eine Software tut, was sie soll, und intuitiv bedienbar ist – macht es einfach Freude, damit zu arbeiten. Das ist genauso wie mit einem Gerät von Apple.“

Oliver Güttge,
Inhaber Bäckerei Güttge

Vorbereiten der neuen Software

„OptimoBercher geht sehr klar und verständlich an die Softwareeinführung heran“, sagt Oliver Güttge. Die Bäckerei wird in ihrer Gesamtheit betrachtet. Den Beginn macht eine Schulung für das Anlegen und Pflegen der Stammdaten. Kunden, Artikel und Bestellvorschläge – wenn schon gewünscht auch Rezepte – werden in die Software importiert oder eingepflegt. Bei Bedarf erhalten die neuen Anwender Tipps und Anregungen zum Aufbau der Stammdaten. „Gerade beim Start mit einer Software macht es Sinn, die bisherigen Nummernkreise und angesammelten Kundendaten zu überprüfen und bei Bedarf auszusortieren oder zu überarbeiten“, resümiert Oliver Güttge. In TURBOback NEXT werden Daten gut strukturiert und vernetzt, damit sie an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen oder auch automatisch ausgetauscht werden, beispielsweise von Rezeptur zu Produktionsplanung oder über die Schnittstelle zu den Kassensystemen. Die Verbindung von TURBOback NEXT zu Kassen von copago, Kakom und Vectron reduziert den manuellen Aufwand. Stammdaten müssen nur einmal eingegeben und nicht mehrfach in verschiedenen Systemen aktuell gehalten werden.

Testphase für die tägliche Arbeit

Sind alle Daten eingepflegt, wird die tägliche Arbeit im Programm getestet und geübt. „Wir arbeiten mit einigen Wiederverkäufern wie Kantinen. So haben wir Bestellungen angenommen, Lieferscheine und Rechnungen erstellt“, sagt Oliver Güttge. Diese Testphase läuft in den meisten Fällen parallel zum alten System. So können alle Formulare, Stammdaten und Artikelinformationen überprüft und Fragen dazu geklärt werden. „Durch die gute Vorbereitung lief unsere Einarbeitung in die neue Software sehr gut. Gab es mal eine Frage, hat uns das Team von OptimoBercher immer unterstützt.“ Die Testdaten und -bestellungen werden zum Go Live – zum richtigen Start mit der Software – wieder gelöscht, um die Geschäftskennzahlen nicht zu verfälschen.

Digital einfach: Produktionsplanung

Der übersichtlichen Produktionsplanung können Bestellungen, Bestellvorschläge oder Bestellvorlagen zu Grunde gelegt werden. Zudem ist es möglich, im Voraus zu planen – beispielsweise, wenn bald ein Feiertag ansteht. Artikel und Artikelmengen, die an dem Tag angeboten werden sollen, und eingehende Vorbestellungen werden automatisch kombiniert. Bei der täglichen Planung wird am Vortagsnachmittag ein Lieferscheinlauf erstellt und gedruckt oder per E-Mail verschickt. Produktionslisten für die Backstube können in TURBOback NEXT einfach im Browser von einem Tablet oder PC geöffnet werden. Es werden stets die aktuellen Informationen angezeigt. Mitarbeiter haken bereits produzierte Artikel ab und sehen farblich markiert, was bearbeitet ist und was noch offen ist. Die Produktionsliste kann selbstverständlich bei Bedarf auch auf Papier gedruckt werden. Gleiches gilt für die Versandlisten für die Kommission.

Buchhaltung leicht gemacht

Über die intelligente Kassenanbindung werden Bestellungen, Retouren und Kassenlieferscheine übertragen. Die Umsätze fließen automatisch in das Kassenbuch ein. In der Software werden Lieferscheine und Rechnungen direkt erstellt und per E-Mail versendet. Auch das spart zusätzliche Arbeitsschritte. Rechnungen und Zahlungseingänge werden übersichtlich dokumentiert. Ausgaben werden in das Hauptkassenbuch eingetragen. „Mit der Finanzbuchhaltungsschnittstelle zu DATEV ist die Handhabung im Rechnungswesen ganz einfach. Jeden Monat geben wir die Daten digital an das Steuerbüro weiter“, sagt Oliver Güttge.

OptimoBercher: Softwarepartner für Bäckereien

OptimoBercher ist ein Familienunternehmen aus Friedrichshafen am Bodensee mit über 30-jähriger Erfahrung im Bereich Softwareentwicklung und Beratung für Bäckereien und Konditoreien. Organisierte Betriebsabläufe, Messbarkeit und Bedarfsempfehlungen sind die Grundlagen für erfolgreiche Bäckereien. So entwickelt das fast 30 Mitarbeiter starke Team nicht nur die Lösungen für Warenwirtschaft, Bedarfsprognosen und Hygienemanagement gemäß den Anforderungen der Betriebe weiter, sondern steht Kunden vor allem als IT-Berater zur Seite. www.optimobercher.de